画期的!塾のホームページの電話番号を無くしてみた。電話業務とさようなら。

読んで実践できる!指導について

2018年10月、前々からやりたかった『ホームページでの電話番号の記載を無くす』を実行しました

塾にとって、電話は大事だけど、大きな難点がある存在なんです。

学習塾は、これまで『電話』がメインの連絡手段でした。

 

ケース1:塾に入りたいとき、知りたいとき。

→電話帳やインターネットや看板を見て電話番号に電話をかけます。

そこで「もしもし」と塾長や受付の人が対応します。受付のあるような大手塾ならいいですが、個人塾は塾長または講師が電話に出ます。

× 授業中の場合、授業を止めて対応しないといけませんでした。

 

ケース2:欠席連絡のとき。

→塾生が欠席したいときは、塾に電話をかけます。

そこで「もしもし」と塾長や受付の人が対応します。受付のあるような大手塾ならいいですが、個人塾は塾長または講師が電話に出ます。

× 授業中の場合、授業を止めて対応しないといけませんでした。

 

ケース3:講師が欠席し振替をするとき。

→講師が欠席したときは、塾から電話をかけます。

繋がらない場合は再度電話をかけます。電話がつながった後は事情を説明し、その場で振替可能な日時をやりとりします。

× 授業中の場合、授業を止めて対応しないといけませんでした。これが1回の授業で20人といった全体授業だったら・・・。

 

ケース4:塾長または講師に相談があるとき。

→塾に電話をかけます。

そこで「もしもし」と塾長や受付の人が対応します。受付のあるような大手塾ならいいですが、個人塾は塾長または講師が電話に出ます。

× 授業中の場合、授業を止めて対応しないといけませんでした。相談ですので、相談を聞く、その返答をするとなると、短時間では終わりません。ましてや、塾を辞めます。またはクレームだったら・・・。

 

ケース5:営業・勧誘のとき。

→電話帳やインターネットで調べて、塾に電話をかかってきます。

そこで「もしもし」と塾長や受付の人が対応します。受付のあるような大手塾ならいいですが、個人塾は塾長または講師が電話に出ます。

× 授業中の場合、授業を止めて対応しないといけませんでした。営業電話の場合、短時間で切ることもできると思いますが、その電話に出て授業時間が減ったという事実は大きなダメージです。

 

 

 

このように、何をするにも『電話』という時代が長く続いていました

私が大学時代にアルバイトをしていた個人塾、大手個別指導塾がまさに上記の4ケースでした。

何度も電話を受け、少しイライラしながら電話対応をし、すぐに授業に戻ったものの・・・また電話が鳴り・・・という塾長の姿を何度見たことか・・・

 

塾内革命その①メール Lineの普及

そんな『電話主義』の学習塾業界において、2000年あたりから

メールが普及しました。

 

パソコンメール、携帯メールの普及により

ケース2、3、4をメールでやりとりする塾が増えていきました。

 

さらには、2015年以降、Lineの普及により

ケース2、3、4をLineでやりとりする塾も出てきました。

 

しかし、以前、ケース1の入塾に関わる部分。ケース5の営業・勧誘の電話については電話です

 

塾内革命②ホームページの普及

ケース1に関しては、2010年あたりから、各塾でホームページを持つようになってきました。

 

それぞれのホームページ内で「メールフォーム」を設置することで

ホームページから電話ではなくフォームに入力することで、メール形式で問い合わせができるようになりました。

 

さらには、その返信ややりとりもメールで行うことができ、ケース1についてはメールでできるようになったのです。

 

・・・しかし、学習塾においては

入塾手段のメインは『紹介』『新聞チラシ』であるため、結局は電話がかかってきてしまうのが現状です。

 

・・・おそらく、ここまでがホームページを持つ、今どきの学習塾さんの電話・メール事情だと思います。

 

そこから、塾屋は1つ先に挑戦してみました。

塾屋は『電話0』を目指しました。

塾屋は、私がメインの個人塾です。豊田市内の1教室しかない小さな学習塾です。

 

そんな小さな学習塾でも、ホームページから電話やメールを年間何件もいただいています。

その反面、営業電話や勧誘のFaxなどもかかってきます。

 

上記のように、授業中に電話に出る。懇談中に電話に出る・・・でも、営業(怒)みたいな、塾あるあるの日々を送っていました。

 

塾長
塾長

『電話によって、目の前の生徒にマイナスになる』問題・・・何とかならないのかな?

そこで、せっかく自営業で自分の好きなようにやれるんだ!

だったら、こういうマイナス部分を自分で無くしていけばいいじゃないか!!

そう思ったんです。

 

その名も『電話ゼロ作戦』←そのままやんけ

 

電話ゼロ作戦!その1:集客はホームページのみにした。

まず、2015年から、生徒の募集をホームページのみにしました。

 

新聞チラシを0にし、友人紹介も禁止にしました。(友人紹介はもともと禁止でしたが)

 

そして、ホームページを充実させて

『電話で月謝とか曜日とかを聞かれないように』しました。

 

さらに、ホームページ内でも

『メールフォームから問い合わせた方がいいですよー』という文言を巧みに入れました。

 

 

この結果

1カ月に鳴る電話の数は激減!!!

 

すべてメールフォームになりました。

月謝を聞くといった基礎的なことを聞く電話もなくなりました。

 

しかし、営業・勧誘の電話の数は減りません。

 

 

電話ゼロ作戦2:電話番号を無くしました。

作戦1の段階で、対外的に電話番号を掲載しているのはホームページのみでした。

 

そこで、ホームページ内での電話番号を無くしてみました

 

こうすることで、誰が困るのか・・・最初の5ケースで考えてみました。

ケース1:入塾などの問い合わせ→メールフォームとホームページ内の情報の充実で解決

ケース2:欠席連絡→塾生の99%の方とLineでつながっているためLineで。残り1%の方にはメールで連絡が来ます。返信は授業の空きや解いている隙に短文で返信できます。

ケース3:講師欠席や臨時休校→これもLineとメールで一斉送信をします。

ケース4:相談がある→ここ3年間で塾生と保護者の方から電話での相談は0件で、すべてLineかメールでしっかりした長文で送られてきます。なので、しっかり考えて返信ができます。

ケース5:営業・勧誘の電話→そもそも番号がなければかかってこなくなります。かかってきていて困っていた私たちの困り度が全くの0になります♪

 

 

でも、これは塾屋だけの話かもしれませんが、ケース6が実はあるんです

それは

【塾に通えない距離・学年だけど、相談に乗って欲しい】

というケース

 

この場合、お電話がかかってきて、そこで30分とか2時間、電話が続いてしまうケースがあります。ありがたい話ですが、授業前とはいえ、急に2時間は業務にも支障が出たりします。

 

そこで

「Zoom相談」サービスを開始しました。

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スマホやパソコンから無料でダウンロードできるカメラ電話の高性能版のようなものです。

 

こんな感じで、塾(私)と保護者の方をつないで顔を見て会話でき、さらにはWebページやデータの共有もその場で行いながら会話ができます。

 

これにより、塾としては『相談が可能な日時に対応できる』

相談者としては『(有料で時間を取ったので)遠慮せずに相談できる』

というメリットが生まれました。

 

塾屋のZoom相談の詳細は

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電話ゼロ作戦、ここに完了!

(本当は、タウンページの掲載により電話番号がWeb上で見られるので、その掲載を中止する点が残っていますが)

 

電話ゼロ作戦は完了しました!

  • 毎日、電話対応で業務に支障が出ている
  • 電話で急に相談や問い合わせがあるとしっかり返答できず集客機会を逃している

という塾さんの参考になればと思います。

 

塾長
塾長

塾屋は、愛知県豊田市にある学習塾です

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